strona główna > Porady > Jak wypełnić wniosek? > Sprawozdania z realizacji projektu
Sprawozdania z realizacji projektu
Projekty EFS są autorskimi pomysłami konkretnych projektodawców, jednak ich realizacja możliwa jest dzięki wsparciu ze środków publicznych (nierzadko obok własnych środków finansowych projektodawcy). Dlatego też projekty, na które środki te przyznano, objęte są szczególnym nadzorem, którego jedną z form jest obowiązek przygotowywania i terminowego składania sprawozdań. W ramach sprawozdań, realizator projektu informuje o podejmowanych przez siebie działaniach (część merytoryczna sprawozdania), jak i o wydatkach ponoszonych w związku z tymi działaniami (część finansowa sprawozdania). Ważne jest więc szczegółowe dokumentowanie wszystkiego, co się w projekcie dzieje – realizowanych zadań, ponoszonych wydatków oraz uzyskiwanych rezultatów, a co za tym idzie, również osiągania zaplanowanych w projekcie celów.
Sprawozdanie obejmuje pewien etap projektu i jego celem jest próba uzyskania odpowiedzi na pytania dotyczące projektu: Co zostało w projekcie zrobione? Co zostanie zrobione? Ile środków wydatkowano? Ile środków zostanie wydatkowanych? Co utrudnia realizację? Tak więc system sprawozdawczości (składanie w określonych terminach sprawozdań okresowych czy końcowych) układa się w swoisty „dziennik projektu”. I mimo że sam układ sprawozdań nie zachęca do tego, realizator projektu powinien starać się tak przygotować sprawozdanie, aby było ono przydatne nie tylko dla instytucji która przyznała mu dofinansowanie, ale także dla niego samego i dla podmiotu, który reprezentuje.
Warto w tym kontekście pamiętać, że sprawozdanie pełni trzy podstawowe funkcje:
Takie podejście do opracowywania sprawozdania jest istotne zarówno dla instytucji, do której sprawozdanie jest kierowane, jak i dla instytucji przygotowującej sprawozdanie. „Użytkownicy” informacji sprawozdawczej będą z niej również korzystali przy podejmowaniu (często kluczowych) decyzji. Przede wszystkim informacja ta będzie dla nich przydatna przy formułowaniu prognozy uzyskania przyszłych rezultatów. Na pewno będzie miała zastosowanie jako potwierdzenie wcześniejszych prognoz. Na dalszym etapie, dla samego projektodawcy, stanowić będzie podstawę decyzji o realizacji podobnych projektów w przyszłości.
Planując działania projektowe, warto już na początku realizacji projektu szczegółowo przejrzeć wzór sprawozdania (wraz z załącznikami) i niejako przez cały czas trwania projektu przygotowywać się do okresowych i końcowego sprawozdania, zbierając niezbędne, wymagane w sprawozdaniu, dane. Pomóc w tym mogą m.in. sporządzane na bieżąco notatki z przebiegu projektu czy prowadzenie swoistego rejestru zdarzeń w projekcie. Natomiast podczas wypełniania sprawozdania, nie tylko należy opierać się na instrukcji wypełnienia sprawozdania, ale także na publikowanych przez instytucje wdrażające wykazach najczęściej popełnianych błędów w sprawozdaniach – poprzez ich pryzmat można bowiem zweryfikować swoje sprawozdanie. Jednocześnie jakość sprawozdania zależeć będzie od respektowania omówionych wyżej cech przez wszystkich członków zespołu projektowego.
Bardzo ważne, a może i najistotniejsze jest jednak postrzeganie sprawozdania jako źródła informacji również dla realizatora projektu oraz osób zarządzających jego instytucją czy organizacją.
Załącznik znajduje się TUTAJ
Jan M. Grabowski
trener kluczowy
w Regionalnym Ośrodku EFS w Toruniu
Sprawozdanie obejmuje pewien etap projektu i jego celem jest próba uzyskania odpowiedzi na pytania dotyczące projektu: Co zostało w projekcie zrobione? Co zostanie zrobione? Ile środków wydatkowano? Ile środków zostanie wydatkowanych? Co utrudnia realizację? Tak więc system sprawozdawczości (składanie w określonych terminach sprawozdań okresowych czy końcowych) układa się w swoisty „dziennik projektu”. I mimo że sam układ sprawozdań nie zachęca do tego, realizator projektu powinien starać się tak przygotować sprawozdanie, aby było ono przydatne nie tylko dla instytucji która przyznała mu dofinansowanie, ale także dla niego samego i dla podmiotu, który reprezentuje.
Warto w tym kontekście pamiętać, że sprawozdanie pełni trzy podstawowe funkcje:
- funkcję kontrolną, co oznacza, że sprawozdanie jest podstawowym narzędziem weryfikacji działalności projektodawcy w zakresie, jakiego dotyczy jego umowa o dofinansowanie projektu;
- funkcję dokumentacyjną - sprawozdanie potwierdza wykonywanie zaplanowanych w harmonogramie działań w projekcie, choćby otwarcia czy zamknięcia ksiąg rachunkowych;
- funkcję informacyjną – dane opisowe i liczbowe zawarte w sprawozdaniu pozwalają na ocenę sytuacji projektodawcy w danym momencie projektu.
- Przydatność. Oczywiście przydatności nie należy rozumieć jako cechy ważnej wyłącznie z punktu widzenia instytucji, do której trafia sprawozdanie. Opracowywanie zestawień danych czy tekstów opisujących postęp realizacji projektu okaże się jałowe i zbędne, jeżeli realizator projektu przygotowywać je będzie wyłącznie z obowiązku. Dobrze przygotowane sprawozdanie będzie takim, z którego korzystać będzie również realizator projektu, choćby dla potrzeb wewnętrznej sprawozdawczości czy nawet promocji, gdy wykorzysta wyliczenia i opisy powstałe na potrzeby sprawozdawczości w swoich materiałach promocyjnych czy na stronie internetowej, podsumowując kolejny etap realizacji projektu.
- Zrozumiałość. Język dokumentów programowych, a konsekwentnie także język używany przez realizatora projektu we wniosku aplikacyjnym i sprawozdaniu, jest bardzo specyficzny. W wielu miejscach niezrozumiały dla osoby „z zewnątrz”. Przygotowując sprawozdanie, realizatorzy projektów słusznie zakładają, że ten swoisty język jest jasny dla osób weryfikujących ich sprawozdanie. Jednak bardzo często zapominają, że również każdy projekt ma swój „język”. Realizatorzy projektu używają często skrótów czy wewnętrznych określeń na różne działania czy rezultaty w projekcie. Zastosowanie (najczęściej nieumyślne) tych określeń w sprawozdaniu, doprowadzi do niezrozumienia i licznych pytań uszczegółowiających przesłanych do projektodawcy z instytucji wdrażającej. Dlatego też warto w sprawozdaniu wrócić po raz kolejny do treści i określeń zawartych we wniosku i konsekwentnie te określenia stosować, dodatkowo je uszczegółowiając poprzez jasne i zrozumiałe opisy.
- Wiarygodność. Wszelkie informacje, które przekazujemy w sprawozdaniu, muszą być zgodne z prawdą. Dlatego też wszelkie niezgodności czy nieścisłości w różnych miejscach sprawozdania nie świadczą najlepiej o naszej wiarygodności. W związku z tym, warto np. uważnie przeczytać gotowe i wydrukowane już sprawozdanie. Należy czytać, porównując dane, które umieściliśmy w załącznikach i w głównej części sprawozdania. Szkoda, aby przez proste błędy, jak choćby zwykłe pomyłki pisarskie, pojawiły się pytania ze strony instytucji wdrażającej o zgodność informacji przekazanych w różnych częściach sprawozdania.
- Porównywalność. Dane zawarte w sprawozdaniach muszą korespondować z informacjami przedstawionymi przez projektodawcę we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu. Dzięki temu możliwa będzie m.in. weryfikacja czy udało się projektodawcy zrealizować założone rezultaty. Tak więc w sprawozdaniu koniecznie należy odnosić się do wniosku i używać tych samych określeń i miar.
Takie podejście do opracowywania sprawozdania jest istotne zarówno dla instytucji, do której sprawozdanie jest kierowane, jak i dla instytucji przygotowującej sprawozdanie. „Użytkownicy” informacji sprawozdawczej będą z niej również korzystali przy podejmowaniu (często kluczowych) decyzji. Przede wszystkim informacja ta będzie dla nich przydatna przy formułowaniu prognozy uzyskania przyszłych rezultatów. Na pewno będzie miała zastosowanie jako potwierdzenie wcześniejszych prognoz. Na dalszym etapie, dla samego projektodawcy, stanowić będzie podstawę decyzji o realizacji podobnych projektów w przyszłości.
Planując działania projektowe, warto już na początku realizacji projektu szczegółowo przejrzeć wzór sprawozdania (wraz z załącznikami) i niejako przez cały czas trwania projektu przygotowywać się do okresowych i końcowego sprawozdania, zbierając niezbędne, wymagane w sprawozdaniu, dane. Pomóc w tym mogą m.in. sporządzane na bieżąco notatki z przebiegu projektu czy prowadzenie swoistego rejestru zdarzeń w projekcie. Natomiast podczas wypełniania sprawozdania, nie tylko należy opierać się na instrukcji wypełnienia sprawozdania, ale także na publikowanych przez instytucje wdrażające wykazach najczęściej popełnianych błędów w sprawozdaniach – poprzez ich pryzmat można bowiem zweryfikować swoje sprawozdanie. Jednocześnie jakość sprawozdania zależeć będzie od respektowania omówionych wyżej cech przez wszystkich członków zespołu projektowego.
Bardzo ważne, a może i najistotniejsze jest jednak postrzeganie sprawozdania jako źródła informacji również dla realizatora projektu oraz osób zarządzających jego instytucją czy organizacją.
Załącznik znajduje się TUTAJ
Jan M. Grabowski
trener kluczowy
w Regionalnym Ośrodku EFS w Toruniu
dodaj swój komentarz
pokaż/ukryj komentarze (0)
